Rapportering på indkøbsområdet

Finansministeriets økonomisk administrative vejledning

Overordnet ansvarsfordeling

Koncernstyring

Mål- og resultatstyring

Finansiel styring

Aktivites- og ressourcestyring

Indkøb

Rapportering på indkøbsområdet

Statens indkøbspolitik

Forretningsgange på indkøbsområdet

Anvendelse af aftaler

Anvendelse af e-handel

Den Offentlige Indkøbsportal (DOIP)

Udviklingsmodel for effektive indkøb

Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI)

Udbud

Resultatopfølgning

Rapportering på indkøbsområdet
Det er et krav i Cirkulære om indkøb i staten, at ministerierne skal registrere data for ministerområdets indkøb, herunder blandt andet ministerområdets anvendelse af de centralt kooridnerede aftaler. Ministerierne skal hvert kvartal sikre, at data er tilgængelige for Økonomistyrelsen og give uddybende oplysninger om ministeriets indkøbsdata på forespørgsel fra Økonomistyrelsen.

Formålet med rapporteringen er at kunne følge op på anvendelsen af de nye fællesstatslige indkøbsaftaler og forberede udbud af nye fælles aftaler.

Som en del af Regeringens Afbureaukratiseringsplan "Enkel Administration" ændres procedurerne for indkøbsrapporteringen primo 2010. Fremover vil Statens Indkøb selv trække indkøbsdata fra Statens Koncernsystem (SKS) og andre økonomisystemer. Den eneste rapportering institutionerne fremover skal lave, er kvartalsvist at godkende, at indkøbsdata er konsoliderede i regnskabssystemet og reflekterer ministerområdets samlede indkøb. Statens Indkøb kan på baggrund af de data de trækker, anmode om uddybende forklaringer på afvigelser og køb uden for aftalerne, hvor det er relevant. Dermed målrettes opfølgningen på statens forpligtende aftaler til de ministerområder eller institutioner, der har flest afvigelser i forhold til aftalerne, mange fejlregistreringer mv.

For ministerier, der ikke er i stand til at gøre retvisende data tilgængelige i SKS, kan godkendte indkøbsdata i en overgangsperiode indsendes som hidtil, men som udgangspunkt uden noteangivelse og lignende. Ændringen har virkning fra rapporteringen fra første kvartal 2010

Hvad skal indkøbsdata indeholde?
Indkøbsdata skal omfatte det samlede indkøb på ministerområdet for det foregående kvartal, opdelt på virksomheds/institutionsniveau og fordelt på indkøbskategorier og med angivelse af beløb.

For de indkøbskategorier, der er omfattet af fælles indkøbsaftaler skal købet yderligere være opdelt på de anvendte leverandører.

På Statens Indkøbs anmodning skal indkøbet på andre kategorier tilsvarende kunne opgøres for underliggende institutioner og leverandører. Dette kan fx. ske i forbindelse med analyse af potentielle aftaleområder.

Ministerområdene kan selv tilrettelægge dataindsamlingen så længe rapporteringskravet opfyldes. Det anbefales, at ministerområderne tilpasser deres konteringsrutiner så dataindsamlingen sker ved kontering af indkøbene.

Indkøbskategorier.
De til enhver tid gældende indkøbskategorier ses på www.statensindkob.dk. kategorierne revideres generelt ved årsskifte på Statens Indkøbs initiativ.

Som en del af Regeringens Afbureaukratiseringsplan. Enkel Administration. er det foreslået, at der nedsættes en arbejdsgruppe til at gennemgå indkøbskoderne for at gøre koderne entydige og eventuelt reducere antallet, dog uden at reducere detaljeringsniveauet af indkøbsdata. På denne baggrund må det forventes, at indkøbskategorierne revideres i løbet af 2010.

Hvem er omfattet?
Alle statslige institutioner, der er forpligtet af de fælles indkøbsaftaler, er forpligtet til at rapportere oplysninger om deres indkøb til Statens Indkøbssekretariat. Læs mere om de fælles indkøbsaftaler på www.statensindkob.dk.