Regnskabsmateriale skal opbevares af institutionen i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser, jf. § 44 i regnskabsbekendtgørelsen.

§ 44. Institutionen skal opbevare regnskabs­materialet på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af det pågældende regnskabsmateriale.

Stk. 2. Opbevares regnskabsmaterialet på elektronisk medie, mikrofilm eller anden lignende måde, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift.

Stk. 3 . Udstedte eller modtagne elektroniske bilag til brug for regnskabsføringen skal opbevares i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser, uanset om data opbevares i den registrerede virksomhed eller hos en tredjepart.

Stk. 4 . Papirbilag, der er omdannet til elektronisk form med henblik på opbevaring på elektronisk medie, mikrofilm eller lign., kan destrueres.

Det skal oplyses i institutionens regnskabsinstruks hvilke medarbejdere der har ansvaret for opbevaring og kassation af regnskabsmateriale herunder hvorledes regnskabsmaterialet opbevares.

Regnskabsmateriale der ikke opbevares i klarskrift, skal - uden bearbejdning - kunne fremkaldes som billeder af det originale materiale (med påtegning og godkendelser m.v.) samt have samme indhold og opbygning, som det tilsvarende læsbare materiale.

Papirbilag der er omdannet til elektronisk form med henblik på opbevaring på elektronisk medie kan destrueres. Ved omdannelsen af papirbilag til elektronisk form skal det gennem passende kontrolforanstaltninger sikres:

• at alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale overføres til mediet inden det originale materiale makuleres
• at mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler inden det originale materiale makuleres
• at mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarhed sikres indtil udløbet af opbevaringspligten
• at mediet arkiveres således at et udvalgt bilag hurtigt kan fremfindes
• at der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse er anbragt således, at de ikke ødelægges, stjæles m.v. sammen med det originale materiale.

For institutioner der anvender elektroniske faktureringssystemer vil elektroniske bilag normalt opbevares på den server, der er tilknyttet faktureringssystemet.

Det er den enkelte institutions ansvar at sikre, at den valgte leverandør af faktureringssystemet overholder opbevaringspligten, ligesom det er den enkelte institutions ansvar at sikre, at der etableres den nødvendige adgang til bilagsmaterialet ved leverandørskift.