Formålet med økonomistyring i staten er at institutionerne skal være effektive, og de skal kunne dokumentere deres økonomiske resultater.

Økonomistyringen tager afsæt i de styringsprocesser, som ledelsen har iværksat med henblik på at udnytte ressourcerne og tilrettelægge aktiviteterne, så organisationens målsætninger opfyldes bedst muligt.

Tilrettelæggelsen af økonomistyringen indeholder tre elementer:

• Behovsanalyse. En afklaring af hvad der er relevant og korrekt økonomiinformation til institutionens aktuelle behov. Der skal etableres et styringsgrundlag og en registreringsramme som gør det muligt at sammenholde ressourceindsatsen med resultaterne. Desuden skal registreringsrammen være indrettet så regler på regnskabsområdet overholdes.

• Produktion af økonomiinformation. Design af forretningsgange, konfigurering IT systemer og opbygning af ledelsesrapporter. Registrering og informationsbehandling skal tilrettelægges så processen er effektiv og data’ene bliver korrekte og tilstrækkeligt præcise. Rapporteringen til ledelsen skal sættes i system, så de forskellige niveau’er i organisationen modtager den økonomiinformation, som er relevant for deres styringsbehov. Rapporterne bør indeholde information om budgetafvigelser, produktivitet og effektivitet, som kan understøtte ledelsens beslutninger.

• Resultatopfølgning. Den løbende opfølgning på de økonomiske resultater og ledelsesmæssig indgriben når det er nødvendigt er en forudsætning for, at økonomiinformationen reelt bidrager til den økonomiske styring af institutionen. Opfølgningen bør sigte mod at optimere ressourceanvendelsen, så mål og strategier opfyldes gennem en effektiv drift.

Økonomistyringen må altid afpasses efter den enkelte institutions særlige styringsbetingelser. Alt efter om der er tale om et departement, der betjener en minister, en sagsbehandlende styrelse, eller en større produktionsvirksomhed med store investeringer i lagre og anlæg, stiller økonomistyringens opgave sig forskelligt.

Den enkelte institution må afstemme sin styringsmodel efter sine konkrete behov. Det er væsentligt ikke at overdimensionere de interne styringssystemer og –processer fordi der er høje omkostninger forbundet hermed. Økonomistyringen må optimeres, d.v.s. indrettes på det nødvendige og tilstrækkelige niveau.

Læsevejledning

Der er under Økonomistyringsafsnittet samlet en generel indføring i statslig økonomistyring. Afsnittene er korte introduktioner til de væsentligste regler og principper på det pågældende område, med henvisninger til publikationer og websites, hvor man kan læse mere.

I alle kapitlerne bruges udtrykket ”institution” som samlebetegnelse for alle statslige organisationer.

Kapitlet Overordnet ansvarsfordeling giver et overblik over økonomistyringens organisatoriske rammer. Arbejds- og ansvarsfordelingen mellem Finansministeriet, departementerne og insitutionerne beskrives.

Kapitlet Finansiel styring indeholder information om de helt grundlæggende og i høj grad regelbundne opgaver, som skaber fundamentet for en mere ledelsesorienteret økonomistyring.

Kapitlet Overordnede styringstiltag beskriver de styringsinstrumenter, som indgår i departementernes styring af institutionerne. Her præsenteres de krav, som knytter sig til effektiviseringsstrategier, mål- og resultatstyring, samt kontraktstyring.

Kapitlet Aktivitets-og ressourcestyring præsenterer styringsmæssige problemstillinger forbundet med en effektiv integration af den faglige og økonomiske styring og giver forslag til, hvorledes disse opgaver kan gribes an.

Kapitlet Indkøb er en indføring i, hvordan effektive indkøbsprocesser kan tilrettelægges ved hjælp af indkøbspolitik, handlingsplaner, e-handel, aftaler, og den offentlige indkøbsportal (DOIP). Der præsenteres også en udviklingsmodel for effektive indkøb samt en beskrivelse af formålet med Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI).