God tilskudsforvaltning indebærer, at tilskudsmyndigheden kan sikre og efterfølgende dokumentere, at tilskuddene er anvendt til det formål, som midlerne er bevilliget og i overensstemmelse med de forudsætninger, der er fastsat for tilskudstildelingen.

Nedenfor er kort gennemgået de bevillings- og regnskabsmæssige regler, der gælder for tilskudsforvaltningen. Ligeledes er de enkelte faser i tilskudsforvaltningen beskrevet.

En nærmere uddybning findes i Økonomistyrelsens Vejledning om effektiv tilskudsforvaltning

Bevillings - og regnskabsmæssige regler for tilskudsforvaltningen

De bevillings- og regnskabsmæssige regler for tilskudsforvaltningen er nærmere beskrevet i Finansministeriets Budgetvejledning og regnskabs­bekendt­gø­relsen.

De bevillingsmæssige disponeringsregler på tilskudsområdet er knyttet til fi­nans­­­­lo­vens forskellige be­­vil­lings­ty­per:

• Driftsbevilling,
• Statsvirksomhed
• Lovbundne bevillinger
• Reservationsbevilling
• Anden bevilling
• Anlægsbevilling (investeringstilskud)

Tilskud kan i princippet være opført under alle bevillingstyper, og disponeringsreglerne er derfor forskellige afhængig af den bevillinsgtype hvorunder tilskuddet er opført, jf. disponeringsreglerne for de enkelte bevillingstyper.

I relation til tilskud til selvejende institutioner gælder ifølge Budgetvejledningen pkt. 2.4.9 herudover nogle minimumskrav når tilskuddet er 1 mio. kr. eller der­over og vedvarende forventes at dække mindst halvdelen af tilskudsmodtagers ordi­nære driftsudgifter. Kravene ved­rører:

• godkendelse af vedtægter mv.,
• indgåelse af (uopsigelige i 10 år) lejemål og anlægslignende investeringer på over 10 mio. kr.
• muligheden for anvendelse af tilskuddet i overensstemmelse med reglerne for driftsbevillinger, valg af revisorer, fastsættelse af løn - og ansættelsesvilkår
• anvendelse af de statslige regnskabsregler, stillingstagen til i hvilket omfang Budgetvejledningens regelsæt er gældende og bestemmelser for nettoformuens overgang ved institutionens ophør.

Fravi­gelser fra minimumskravene skal af­tales konkret med Finansministeriet og skal fremgå af finanslovens anmærkninger eller anden lov, jf. nærmere herom i pkt. 2.4.9 i Bud­get­­vej­ledningen.
 
Kravene til ministeriernes regnskabstilrettelæggelse er nærmere beskrevet i regn­­skabsbekendtgørelsen med tilhørende vejledninger.

Der er ikke i regnskabsbekendtgørelsen fastsat særskilte krav til tilskudsom­rå­det, og regnskabsforvaltningen på tilskudsområdet skal derfor følge de almin­de­lige regler, der gælder på regnskabsområdet både i relation til den regn­skabs­mæs­sige registrering og i relation til regnskabsaflæggelsen.
 
I henhold til regnskabsbekendtgørelsen skal samtlige regnskabsførende institu­tio­ner udarbejde en regnskabsinstruks, der nærmere beskriver, hvorledes insti­tu­tionens regnskabsvæsen er tilrettelagt.
Institutioner, der administrerer til­skud, skal derfor beskrive den regnskabsmæssige tilrettelæggelse af deres til­skuds­­for­valtning i regnskabsinstruksen. 

I henhold til regnskabs­be­kendtgørelsen skal regnskabsaflæggelsen omfatte be­vil­lings­regnskaber, interne regnskaber og en årsrapport.

Selvejende institutioner, der modtager tilskud og som er omfattet af regnskabs­bekendtgørelsens bestemmelser, skal aflevere årsregnskab, som skal bestå af en balance og en resultatopgørelse, en redegørelse for anvendt regnskabs­prak­sis samt en opgørelse over bevægelserne i egenkapitalen, jf. § 38 stk. 2 i regn­skabs­bekendtgørelsen.

Rammer for tilrettelæggelsen af tilskudsadministrationen

Ministeriernes opgaver i forbindelse med tilrettelæggelsen af tilskuds­forvalt­nin­gen kan opdeles i 3 faser omfattende

• en designfase,
• en administrationsfase og
• en opfølgningsfase.

Disse faser er kort gennemgået nedenfor

Design
Designfasen er den fase, hvor tilskudsordningen fastlægges, og hvor hele administra­tions­­pro­­­­­­ces­sen tænkes igennem, således at der ikke undervejs i administrations- eller op­­­følg­ningsfasen opstår nye prin­cipielle eller generelle spørgsmål, som der skul­­­­le have været taget stilling til alle­rede i designfasen.

I og med designfasen fastlægger de overordnede rammer for den konkrete ad­­­mi­­ni­­stra­tion og opfølgning på de enkelte tilskudsordninger, kan fasen også mun­­­de ud i en ny tilskudslovgivning. Endemålet med design­fasen er imidlertid at få fastlagt interne retningslinier for for­valtningen af mini­ste­­ri­ets tilskuds­ord­ninger.

Designfasen skal være afsluttet før annoncering og udbetaling af tilskud kan på­begyndes, dvs. før der tages hul på administrationsfasen. Fa­sen vil typisk om­fatte:

• Overvejelser om etablering af bevillingsmæssig og materiel hjemmel, herunder forholdet til EU’s statsstøtteregler
• Fastlæggelse af kriterier for tildeling af tilskud.
• Fastlæggelse af vilkår for den konkrete administration, og
• Fastlæggelse af den konkrete opfølgning, herunder oplysnings­krav til tilskudsmodtager.

Det er også ved tilrettelæggelsen af den konkrete tilskudsadministration, at til­syns­­myn­­digheden skal være opmærksom på de almindelige principper for god for­valt­­­ningsskik og økonomistyring. Det spiller f.eks. ind ved den konkrete ud­form­ning af tilskudsordningens tildelingskriterier og rapporteringskrav, eller ved udformningen af en svar­skri­velse med et afslag, som skal begrundes.

Administration
Når designfasen er afsluttet, og de overordnede rammer for tilskudsforvaltningen er fastlagt, kan selve den administrative del af tilskudsforvaltningen påbegyndes. Den­­ne fase omfatter de elementer, som vedrø­rer perioden fra tilskuddet annon­ceres og indtil udbetalingen af tilskuddet er foretaget. Fasen omfatter følgende elementer:

• information om tilskudsmuligheden
• krav til ansøgning
• behandling af ansøgninger
• tilsagn om tilskud eller afslag og
• udbetaling af tilskud

Administrationsfasen vil ofte være dækket af en sagsbehandlervejledning, hvilket kan være med til at sikre, at ansøgerne får en ensartet behandling.

Opfølgning
Opfølgningsfasen indeholder såvel kontrol som opfølgning af, at de udbetalte til­skud er anvendt efter hensigten dels gennem en økonomisk- og aktivitets­mæs­sig opfølgning, dels gennem en vurdering af de opnåede resultater. For at kun­ne foretage den ønskede opfølgning, vil det være nødvendigt allerede i design­fasen at gøre sig klart, hvilke krav der skal stilles til tilskuds­mod­tager f.eks. om regnskab, revision og rapportering.

Den økonomiske og faglige opfølgning på tilskudsområdet følger de samme principper som ved mini­steriets øvrige økonomi- og resultatstyring. På tilskuds­området er styrings­kæden imidlertid udvidet med tilskudsmodtager. Da det er tilskudsmodtager, der hovedsagelig skal tilvejebringe oplysninger til brug for opfølgningen, skal tilskudsgiver i forbindelse med, at tilskuddet ydes, præcisere overfor tilskudsmodtager, hvilke oplysninger der skal tilvejebringes i forbindelse med opfølgningen.

Det er vigtigt, at der i opfølgningsprocessen fokuseres på det væsent­lige og det relevante. Det gøres bl.a. ved at gøre sig klart, hvad reaktionen skal være på de forskellige informationer. Opfølgningen skal således tjene et bestemt formål. Tilskudsgiver skal overveje relevansen af den krævede dokumentation frem for at ’dække sig ind’ ved at kræve en grundig dokumentation.

Detaljeringsniveau kan afhænge af, om der er tale om den løbende eller den afsluttende rapportering.

I overvejelserne skal også indgå, hvor mange ressourcer tilskudsgiver vil an­ven­de på den løbende og efterfølgende opfølgning og kontrol. Såvel deltalje­rings­niveau og om­fan­get af informationerne skal afpasses i forhold til res­sour­ce­indsatsen, som igen skal afpasses efter den konkrete vurdering af risici i forbindelse med tilskuddet samt tilskuddets størrelse eller andre væsentligheds­kriterier.