Tidsregistrering

Finansministeriets økonomisk administrative vejledning

Tidsregistrering

En stor andel af statens ressourcer anvendes til løn. Tidsregistrering er derfor et nyttigt værktøj i forbindelse med ressourcestyring.

Tidsregistrering er en af flere omkostningsfordelingsmetoder, som kan anvendes til at få relevante informationer om ressourceanvendelsen, og er derfor en vigtig forudsætning for aktivitets- og ressourcestyring og effektiv opgavevaretagelse i staten. Det, at en institution er i stand til at registrere medarbejdernes tidsforbrug på relevante aktiviteter eller projekter, giver mulighed for bedre planlægning af ressourceindsatsen, synliggørelse af ressourceindsatsen i forhold til målopfyldelse samt prisfastsættelse af de enkelte aktiviteter eller projekter.

Tidsregistreringens rygrad er en aktivitetskontoplan, som angiver, hvordan tidsforbruget skal registreres. I relation hertil er det væsentligt at fastlægge hvilke opgaver og aktiviteter, der skal danne grundlag for registreringerne. Her kan opgavehierarkiet benyttes som et analytisk og strukturerende værktøj til at afklare sammenhængen mellem de resultater, institutionen skal levere, og de hertil påkrævede aktiviteter og ressourcer.

I forbindelse med valg af tidsregistreringskoncept til understøttelse af aktivitets- og ressourcestyringen er det vigtigt, at institutionens informationsbehov er afklaret. Der skal således foretages overvejelser om, hvad der er relevant at tidsregistrere på. Tidsregistreringssystemet bør kunne supplere data fra de forskellige systemer i en form, der hænger sammen med de øvrige systemer og giver de oplysninger, som ledelsen ønsker. Dette skal dog være i en form, der sikrer en overskuelig detaljeringsgrad i registreringsstrukturen. Et alternativ kunne være at samle oplysningerne i et datavarehus evt. som et ledelsesinformationssystem.

Det er vigtigt, at organisationens medlemmer kan forstå formålet og se fordelene forbundet med tidsregistreringssystemet, hvis det i praksis skal understøtte virksomhedens aktivitetsstyring. Ambitionerne skal med andre ord tilpasses organisationens modenhed. Det er derfor essentielt, at de rette personer inddrages i implementeringen, samt at disse personer er opdateret mht. kompetencer. Endvidere er det vigtigt, at medarbejderne tager systemet til sig. Brugerne af tidsregistreringssystemet skal have en følelse af, at det er forbundet med øget værdi at anvende det. Hvorledes, man leverer værdien, vil være afhængig af den enkelte organisation, men at give medarbejderne indtryk af, at tidsregistreringen bliver brugt aktivt og konstruktivt, kan være en god begyndelse.