Ledelsesinformation

Finansministeriets økonomisk administrative vejledning

Ledelsesinformation

Ledelsesinformation er rapporter om forhold, der vedrører ledelses- og styringsopgaverne i institutionen. Ledelsesinformationen bør omfatte periodiske standardiserede rapporter om både institutionens økonomiske og resultatmæssige status.

Den rutinemæssige ledelsesrapportering bør være fokuseret på få, centrale informationer, der belyser status på de forhold, som er kritiske for at opnå institutionens mål. Det kan være særlige poster i de interne regnskaber, økonomiske nøgletal, og ikke-finansielle tal. Der kan være behov for at belyse styringsspørgsmål som f.eks. service- og kvalitetsniveau, kundetilfredshed, produktivitet, produktionsflow, bruger- og medarbejdertilfredshed mm. Ledelsen bør også løbende holdes orienteret om den faktiske økonomiske udvikling i forhold til budgettet.

Idéen med ledelsesinformation er at følge op på både ressourceforbrug og målopfyldelse og dermed på både produktivitet og effektivitet. Ledelsesinformationen koncentrerer sig således ikke kun om traditionel økonomibaseret information (regnskab), men udarbejdes efter kravet om information der kan give fingerpeg om forhold, som ledelsen skal interessere sig nærmere for. Dermed støttes ledelsens handlekraft, og ledelsesinformationen bidrager til et godt beslutningsgrundlag. Ledelsesinformation anvendes også til styrkelse af det interne beredskab: løbende målinger, advarselslamper i tilfælde af store afvigelser mv., ligesom der fokuseres på de handlinger og processer, som har skabt resultaterne.

Ledelsesinformation behøver ikke at være begrænset til ledelsen, men kan være tilgængelig for alle medarbejdere i institutionen, f.eks. på intranettet. Ofte er ledelsesinformationen knyttet sammen med institutionens overordnede mission. Dette skal bl.a. ses på baggrund af, at de forskellige dele af institutionen vil bruge ledelsesinformationen på forskellige måder. For at få sammenhængende informationer og et ensartet grundlag til at tage beslutninger på, kan et sammenhængende hierarki af informationer være brugbart. Samtidig kan den enkelte medarbejder få mulighed for at se sig selv og sine arbejdsområder i institutionens overordnede informationshierarki.

Der kan opstilles nogle typiske krav til ledelsesinformation:

Målingerne skal kobles til strategiske mål. Afdelinger og enheder skal vide på hvilken måde, de hver især bidrager til institutionens overordnede mål
Systemet skal integrere finansielle og ikke-finansielle informationer
Informationerne skal være tilgængelige på en måde, så de kan bruges af de udførende enheder. Både ledelse og medarbejdere har brug for beslutningsstøtte i form af den rigtige information på det rigtige tidspunkt

Informationssystemets største værdi er dækkende målinger, der fokuserer på primærinteressenternes krav og forventninger. Ledelsesinformation kan dermed tjene flere formål:

Overblik og gennemsigtighed
Overvågning
Beslutningsstøtte
Helhedsorienteret information, som kan danne nye vinkler og et styrket grundlag at træffe beslutninger på.

De fleste institutioner og virksomheder har allerede i en eller anden udstrækning specifikke målepunkter for deres forskellige resultatområder (økonomi, kunder, medarbejdere, processer, mv.). De enkelte målepunkter dokumenteres sædvanligvis i et eller flere operationelle edb-systemer. Den typiske struktur eller systemsammenhæng er således, at ledelsesinformationen generer data fra de systemer, der på forhånd findes i institutionen. Det vil typisk sige et økonomisystem, et lønsystem, et tidsregistreringssystem, et produktionssystem, hvilket grafisk kan skitseres således:

Et ledelsesinformationssystem er dermed et sammenhængende informationssystem til ledelse og styring af organisationen og bygger således på de systemer og data, som allerede findes i institutionen. Systemet kan dermed bidrage til en sammenfatning og videreudvikling af de data, som delsystemerne indeholder. Sammenkoblingen af de forskellige systemer giver muligheder for at foretage sammenligninger og beregninger på data fra systemerne, således at det bliver muligt at få nye oplysninger som fx enhedsomkostninger pr. sag mm. Endvidere kan andre registreringer af oplysninger fra kunde- og medarbejdertilfredshedsanalyser, benchmarking, markedsanalyser, kompetence- eller videnopgørelse el.lign. inddrages.

Denne sammenkobling af systemer kan teknisk ske ved at opbygge et datawarehouse eller anden teknologi. De indeholdte data, der stammer fra forskellige kilder, stilles til rådighed på en institutionsspecifik måde. I ledelsesinformationssystemet samles alle de gennemførte målinger og stilles til rådighed for topledelsen, der herefter kan gøre oplysningerne til genstand for analyser, der dels kan gå på tværs af organisationen og dels kan gå på vilkårlige niveauer i organisationen. De decentrale dele af organisationen kan selv arbejde med delresultaterne af de målinger, som er foretaget på deres niveau, og dermed selv kontrollere, om de lever op til de målsætninger og resultatkrav, som de vil have en interesse i selv at følge med i.

Når denne vertikale drill-down-mulighed, hvor det er muligt at vælge lavere niveauer i informationshierarkiet, suppleres med en horisontal integration af målingerne på tværs af organisationen kan et ledelsesinformationssystem besvare spørgsmål, som inddrager viden fra både økonomiske og ikke-økonomiske målinger på tværs af hele organisationen. Det forudsættes, at institutionens datagrundlag sættes i system, hvor alle de løse ender bindes sammen i strukturerede, emne-orienterede grupper, der er klar til at analysere og træffe beslutninger på. Et ledelsesinformationssystem vil typisk indeholde nogle værktøjer, som gør det muligt at bearbejde disse data og registreringer både i henhold til opbevaring, behandling og præsentation af informationerne.