Controlling

Finansministeriets økonomisk administrative vejledning

Controlling

Controlling er metode til intern styring med fokus på mål og resultater. Der skelnes mellem to former for controlling: Strategisk controlling (strategisk resultatopfølgning) og operationel controlling (intern kontrol).

En controllerfunktion er en ledelsesorienteret hjælpefunktion, der overvåger, hvordan det går med at realisere mål og resultater, kvalitetssikrer den interne kontrol og resultatopfølgning, sikrer ledelsesinformation samt foreslår korrektioner. Controllerens rolle er at være bindeled mellem den øverste ledelse og de faglige ledere. Controlleren vil ofte være den der koordinerer og leverer målrettet og ledelsesrelevant beslutningsinformation til topledelsen.

Strategisk controlling
Finansministeriets publikation "Controlling i staten" fra 1997 indeholder vejledning om opbygning af controllerfunktioner og værktøjer til gennemførslen af controlling.
Den strategiske controlling har især fokus på den fremadrettede og udviklingsorienterede opfølgning. Det bygger på, hvad ser vi af tendenser og hvordan kan vi så handle for at nå det vil gerne vil. Strategisk controlling handler om at gøre de rigtige ting og løse de centrale og relevante opgaver.
Strategisk controlling kan blandt andet omfatte aktiviteter som med henblik på strategisk resultatopfølgning:

opstilling af mål og opfølgning på målopfyldelse hvilket kræver en god forståelse for institutionens samlede opgaveportefølje og gode kommunikations- og samarbejdsevner i forhold til alle dele af organisationen
resultatkontrakt. Indgåelse og opfølgning på resultatkontrakten som kræver gode formidlingsevner og kendskab til de strategiske udviklingsmål
effektiviseringsstrategi og redegørelse for områdets arbejde med effektiviseringsstrategi, herunder kontraktstyring, klare mål, indkøbs- og udbudspolitik
udvikle ledelsesinformation
risikoanalyser og vurdering af centrale forhold
kvalitetsundersøgelser, tilfredshedsundersøgelser, effektanalyser og evaluering i forhold til kunder og værdi af opgavevaretagelsen
tværgående analyser - herunder benchmarking
procesanalyser med videre

Det skal bemærkes, at mange af de ovenfor oplistede aktiviteter kan udføres såvel med henblik på intern kontrol som med henblik på strategisk resultatopfølgning.

Operationel controlling
Den operationelle controlling har fokus på den interne kontrol og den interne effektivitet samt produktivitet. Den operationelle controlling er ofte mere finansiel og bagudrettet end den strategiske controlling. Den operationelle controlling indeholder typisk aktiviteter som:

Overordnet opfølgning, herunder økonomiopfølgning, sammenholdelse af planlagte og realiserede aktiviteter, periodeanalyser, vurdering af nøgletal mv. Sammenstilling af økonomiske og ikke-økonomiske data vedrørende aktiviteter, resultater, regnskaber mv.
Analyser af sammenhænge samt undersøgelse af afvigelser og fejlkorrektioner.
Fysisk kontrol - optælling og fysisk sikring af driftsmidler, lagre, værdibeholdninger og likvider samt sammenholdelse af registreringer.
Kontroller i forbindelse med systemanvendelse med henblik på at sikre adgangen til systemerne, datas fuldstændighed, gyldighed, nøjagtighed, funktionsbegrænsning mv.
Funktionsadskillelse - det vil sige adskillelse af kontrolmæssigt uforenelige funktioner, fx adskillelse mellem kasse og bogholderi, mellem godkendelse, registrering og varetagelse af aktiver, mellem drift og udvikling af edb-systemer mv.
risikovurderinger, herunder fastsættelse af strategi for kontrolniveau og kontrolmål

Den operationelle controlling har ofte en mere klassisk kontrol funktion, hvor man med udgangspunkt i kontrol af produktivitet, procedurer og adfærd lægger vægt på, om medarbejderne gør tingene rigtigt.

Den strategiske controlling har mere fokus på om man gør de rigtige ting.