Indregning af hensættelser

Finansministeriets økonomisk administrative vejledning

Registreringsprincipper

Regnskabspraksis

Omkostningsbaseret regnskabsregistering

Indregning af kalkulatoriske poster

Væsentlighedskriteriet

Indregning af udgifter og indtægter

Indregning af aktiver

Indregning af forpligtelser

Indregning af hensættelser

Indregning af forbedringer og vedligeholdelse

Indregning af IT-bunker

Indregning af feriepenge

Indregning af overarbejde

Indregning af varelager

Værdiansættelse

Afskrivninger

Op- og nedskrivninger

Udgiftsbaseret regnskabsregistering

Indregning af hensættelser

En hensat forpligtelse er en forpligtelse, det er opstået i tidligere eller indeværende år, som er sandsynlig men uvis med hensyn til den præcise størrelse og eller afviklingstidspunkt. Forpligtelsen har derfor udgangspunkt i en tidligere begivenhed.

Definitionen indebærer, at der skal skal hensættes til forpligtelser opstået som resultat af tidligere begivenheder. Der kan derimod ikke hensættes til forpligtelser, der forventes at indtræffe som følge af eventuelle fremtidige begivenheder.

Hensættelser eller hensatte forpligtelser skal altså indregnes når forpligtelsen indtræder (den forbruges), dvs. typisk når institutionen disponerer. Hvis forpligtelsen først indregnes når hensættelsen betales bliver regnskabet misvisende, idet der ofte er stor tidsmæssig forskydning mellem tidspunktet for disponeringen (forbrugstidspunktet) og betaling af forpligtelsen.

Med sandsynlighed menes at det er mere sandsynligt – end ikke – at institutionen vil erkende forpligtelsen. Sandsynlighed er definerert som værende ”større end 50%” at forpligtelsen indtæder.

Nedenfor er nævt eksempler på hensatte forpligtelser der som udgangspunkt skal indregnes fordi de allerede er indtrådt, med mindre der er tale om beløb af ringe størrelse i forhold til den samlede økonomi. Det er således væsentlighedkriteriet der skal ligge til grund.

En tabsgivende aftale/kontrakt eller retssag som institutionen er part i og som institutionen ikke kan frigøre sig fra
Forpligtelser til skyldige resultatløn, bonusordninger og engangsvederlag, som ikke kan opgøres med sikkerhed
Forpligtelser vedrørende fratrædelsesordninger eller ordninger hvor medarbejdere fritstilles
Forpligtelser i forbindelse med åremålsansættelser, som løbende optjenes og som med sikkerhed kommer til udbetaling
Hensættelser til retablering af lejemål, når der i huslejekontrakten er krav herom
Et anerkendt tab vedrørende en retssag som institutionen er involveret i
Oprydningsforpligtelser på en miljøforurenet grund, når denne er enerkendt

Af eksempler på kalkulatoriske poster som det endvidere bør overvejes indregnet kan nævnes:

·          Over/-merarbejde (link)
·          Flekstidsarbejde (link)
·          Skyldig resultat løn mv.
·          Jubilæumsgratialer

Det er ikke noget krav at der indregnes hensættelser til de sidstnævnte poster og hvorvidt indregning er relevant må derfor bero på en afvejning af de administrative byrder ved indregningen i forhold til væsentligheden og det retvisende billede. Ansvaret for disse vurderinger eller skøn er en ledelsesanliggende, hvori der fx kan indgå vurderinger om en forbedret økonomistyring.

Ved indregning af skyldige beløb afledt af overarbejde/flekstidsarbejde, vil det f.eks. være relevant og væsentlig at indregne hvis en institution har aktiviteter der ikke fordeler sig jævnt over året og som medfører, at en større flekstids-/overarbejdssaldo opbygges i en given regnskabsperiode. I dette tilfælde bør et skyldigt beløb afsættes i balancen, og efterfølgende tilbageføres når det flekstiden/overarbejdet afspadseres/udbetales, ellers kommer det regnskabsmæssige resultat ikke til at afspejle den aktivitet, som er udført og heller ikke kravet om et retvisende billede.

Hvis en institution har en større og væsentlig flekstidssaldo, skal den indregnes i balancen, som en kortfristet gældspost. Institutionen kan lade saldo stå ureguleret henover året, hvis det skønnes og dokumenteres ved hver periodeafslutning, at der ikke er en væsentlig regulering hertil. Dette vil normalt være tilfældet hvor institutionen har et jævnt aktivitetsforløb over året. Afsætning af skyldige beløb til omsorgsdage vil dog som udgangspunkt ikke være væsentlige, hvorfor de ikke indregnes.

Såfremt institutionen er bekendt med, at der det kommende år skal udbetales et væsentligt beløb til jubilæumsgratialer, bør det overvejes at foretage hensættelse hertil.