Indregning af forbedringer og vedligeholdelse

Finansministeriets økonomisk administrative vejledning

Registreringsprincipper

Regnskabspraksis

Omkostningsbaseret regnskabsregistering

Indregning af kalkulatoriske poster

Væsentlighedskriteriet

Indregning af udgifter og indtægter

Indregning af aktiver

Indregning af forpligtelser

Indregning af hensættelser

Indregning af forbedringer og vedligeholdelse

Indregning af IT-bunker

Indregning af feriepenge

Indregning af overarbejde

Indregning af varelager

Værdiansættelse

Afskrivninger

Op- og nedskrivninger

Udgiftsbaseret regnskabsregistering

Indregning af forbedringer og vedligeholdelse

Forbedringer er relateret til at forøge et eksisterende aktivs værdi og eller aktivets levetid (forbrugstid), hvorimod vedligeholdelse og reparation alene opretholder aktivets værdi/levetid og derfor udgiftsføres.

Efterfølgende udgifter med relation til et anlægsaktiv skal tillægges aktivets regnskabsmæssige værdi som en forbedring, hvis det kan påvises, at graden af målopfyldelse ved anlægsaktivets anvendelse vil forøges som følge af afholdelse af de pågældende udgifter. Alle andre efterfølgende udgifter indregnes i resultatopgørelsen i den periode, hvor de påløber.

Det betyder, at omkostninger indregnes som forbedringer, når de forbedrer hovedaktivets egenskaber, dvs. nytteværdien for institutionen af den pågældende investering kan påvises og er varig.

For forbedringer eksisterer der ikke en bagatelgrænse, dvs. at forbedringer på under 50.000 kr. godt kan indregnes i den udstrækning de vurderes at forbedre hovedaktivets egenskaber.

Det er op til den enkelte institution at fastsætte en eventuel bagatelgrænse for indregning af forbedringer.
Beslutningen om at indregne udgifter som forbedringer skal foretages inden udgifterne afholdes. Er udgifterne først udgiftsført i resultatopgørelsen, kan de ikke i senere regnskabsår indregnes som forbedringer.

I skelnen mellem hvorvidt en udgift må anses for en forbedring eller en ordinær driftsudgift kan væsentlighedskriteriet ofte være en afgørende faktor. Således vil en udgift til udskiftning af vinduer i en bygning være en væsentlig udgift, som skal periodiseres gennem afskrivninger, for en institution som kun har en enkelt bygning og hvor denne bygning er en væsentlig post i regnskabet. Derimod vil udgiften være mindre væsentlig for en institution, som har flere bygninger og som jævnligt udskrifter vinduer, og udgiften vil her kunne betragtes som en vedligeholdelsesudgift

Forbedringer værdifastsættes til kostpris.

Selve afskrivningen af forbedringer kan i princippet foretages efter tre modeller.

Forbedringer der fastholder hovedaktivets levetid
Forbedringen afskrives over hovedaktivets restlevetid.

Foretages forbedringen således på et tidspunkt hvor hovedaktivet har en restlevetid på 3 år afskrives forbedringen over 3 år.

Forbedringer der forlænger hovedaktivets levetid
Forbedringen afskrives over den normerede afskrivningsperiode for hovedaktivet, samtidig med at restværdien for hovedaktivet afskrives over en tilsvarende periode.

Foretages forbedringen således på et tidspunkt hvor hovedaktivet har en restlevetid på 3 år ud af en normeret afskrivningsperiode på 5 år afskrives forbedringen over 5 år samtidig med at afskrivningsperioden på hovedaktivets restværdi forlænges til 5 år.

Forbedringer der betragtes som et nyt aktiv
Forbedringen afskrives over den normerede afskrivningsperiode for hovedaktivet, men uden at afskrivningsperioden for hovedaktivet forlænges.

Foretages forbedringen således på et tidspunkt hvor hovedaktivet har en restlevetid på 3 år ud af en normeret afskrivningsperiode på 5 år, afskrives forbedringen over 5 år samtidig med at afskrivningsperioden på hovedaktivets restværdi fastholdes til 3 år.