Kravene til statsinstitutionernes systemanvendelse fremgår af § 11 i regnskabsbekendtgørelsen og omfatter anvendelsen af henholdsvis det af Økonomistyrelsen administrerede koncernsystem, centrale eller lokale økonomisystemer administreret/leveret af Økonomistyrelsen samt betalings- og lønsystemer administreret af Økonomistyrelsen.

§ 11. Alle institutioner, der er omfattet af § 2, stk. 1, er forpligtet til at anvende det af Økonomistyrelsen administrerede koncernsystem, jf. Kap. 8.

Stk. 2. Alle institutioner, der er omfattet af § 2 stk. 1, er endvidere forpligtet til at anvende et økonomisystem administreret af Økonomistyrelsen eller et lokalt økonomisystem leveret af Økonomistyrelsen. Forpligtelsen omfatter endvidere anvendelsen af centrale betalings- og lønsystemer administreret af Økonomistyrelsen.

Stk. 3. Tilslutning til de i § 11 stk. 1 og stk. 2 nævnte systemer sker efter nærmere aftale med Økonomistyrelsen.

Stk. 4. Anvendelsen af andre systemer i stedet for de i stk. 2 nævnte, forudsætter Finansministeriets godkendelse. En godkendelse forudsætter, at de pågældende områder betjener sig af et system, der tilgodeser de informations-, sikkerheds- og kontrolmæssige samt tidsmæssige krav, der til enhver tid gælder for de i stk. 2 nævnte systemer. En tilladelse forudsætter endvidere, at data kan udveksles elektronisk eller på anden måde med Økonomistyrelsens systemer. Finansministeriet orienterer Rigsrevisionen om eventuelle godkendelser.

Stk. 5. Økonomistyrelsen skal godkende idriftssættelsen af de i § 11 stk. 2 nævnte lokale økonomisystemer og fastsætter de nærmere betingelser herfor.

Stk. 6. Institutioner, der anvender supplerende systemer til at understøtte digitaliseringen af regnskabsvæsenet, skal sikre, at den supplerende systemløsning til stadighed understøtter gældende statslige standarder. Rigsrevisionen skal have adgang til at udtale sig inden ibrugtagningen af supplerende systemer, såfremt disse har betydning for revisionen.

De af Økonomistyrelsen administrerede/leverede systemer er nærmere beskrevet på Økonomistyrelsens hjemmeside, og omfatter nedenstående systemer.  

Koncernsystem (§ 11 stk. 1)
Det af Økonomistyrelsen administrerede koncernsystem skal anvendes som grundlag for udarbejdelsen af statsregnskabet, og regnskabsdata fra samtlige statsinstitutioner skal derfor samles i dette system. Koncernsystemet anvendes herudover til den månedlige regnskabsaflæggelse, idet de månedlige regnskaber for hvert ministerområde, virksomhed og regnskabsførende institution udskrives via dette system.

Lokalt økonomisystem (§ 11 stk. 2)
Økonomistyrelsen leverer p.t. udelukkende Navision Stat som lokalt økonomisystem.

Navision Stat er et moderne standardøkonomisystem med en åben brugergrænseflade til andre systemer og en indbygget grænseflade til statens centrale økonomi- og lønsystemer.

Navision Stat er opbygget omkring en række moduler til registrering af transaktioner omkring henholdsvis køb, salg, personale, finanstransaktioner m.v.

Centrale lønsystemer (§ 11 stk. 2)
Økonomistyrelsen administrerer Statens Løn System (SLS-systemet), der anvendes til beregning og anvisning af løn samt til udarbejdelse af løn og personalestatistik.

I tilknytning til SCL systemet administrerer Finansministeriet en række hjælpesystemer til udarbejdelse af løn- og personalestatistik samt til beregning og anvisning af pension. Det drejer sig om følgende systemer:

• Finansministeriets Løn- og Personaledatabase (FLP)
• Statens Pensionssystem (SP)
• Pensionsalderberegningssystemet (PENSAB)

Finansministeriets Løn og Personaledatabase udgør sammen med SLS's uddatafaciliteter det overordnede Informationssystem om løn- og ansættelsesforhold (ISOLA). FLP modtager løbende løn- og personalestatistiske data fra SLS-systemet og leverer omvendt oplysninger om institutionernes årsværkforbrug til Statens Budgetsystem til brug for udarbejdelsen af bevillingslovenes personaleoplysningsskemaer.

Statens Pensionssystem anvendes til beregning og anvisning af tjenestemandspension samt til administration af opsatte pensioner og udarbejdelse af pensionsstatistik m.v.

Pensionsalderberegningssystemet anvendes til registrering og beregning af den pensionsalder, der danner basis for beregningen af tjenestemandspensionen. Systemet modtager løbende oplysninger fra SLS-systemet om de lønperioder, der for en given lønmodtager giver ret til tjenestemands-pension m.v. samt om lønmodtagerens aktuelle pensionsskalatrin.

Centrale betalingssystemer (§ 11 stk. 2)
Betalingsafviklingen excl. løn for de fleste statsinstitutioner foregår i dag SKB-systemet. 

SKB-systemet er et centralt betalingsformidlingssystem udviklet af Jyske Bank til håndtering af statens ind- og udbetalinger, og systemet kan kommunikere elektronisk med alle statsinstitutioner, uanset hvilket økonomisystem institutionerne anvender.

I SKB-systemet tilbydes indenlandske udbetalinger formidlet i form af kontooverførsler, som i videst muligt omfang bør anvendes som betalingsform, men også betalinger via giro- og fælles indbetalingskort samt ved hjælp af diverse PBS-produkter og checks kan håndteres.

Udbetalinger afvikles uden valørtab for institutionerne, men mod betaling af et gebyr pr. udbetaling til leverandøren, idet gebyret afhænger af den valgte betalingsform og adviseringen af kreditor.

Dispensation fra kravene til systemanvendelsen (§ 11 stk. 4)
Økonomistyrelsen kan dispensere fra kravet om anvendelse af de af Økonomistyrelsen leverede/administrerede økonomi-, løn- og betalingssystemer (dog ikke for så vidt angår koncernsystemet, jf. nedenfor).

En eventuel dispensation forudsætter, at alternativt anvendte systemer tilgodeser de informations-, sikkerheds-, og kontrolmæssige samt tidsmæssige krav, der til enhver tid er gældende for de af Økonomistyrelsen administrerede/leverede systemer. En tilladelse forudsætter endvidere, at fornødne data kan udveksles elektronisk eller på anden måde med de af Økonomistyrelsen administrerede/leverede systemer.

Inden en eventuel dispensation kan godkendes, skal Rigsrevisionen endvidere have mulighed for at udtale sig herom, da enhver form for ændring af regnskabssystemer, der kan have betydning for revisionen, skal forelægges Rigsrevisionen i henhold til § 10 stk. 2 i loven om revision af statens regnskaber m.v.

Medens der kan dispenseres fra kravet om anvendelse af de af Økonomistyrelsen administrerede/leverede økonomi-, løn- og betalingssystemer, er der ingen mulighed for at dispensere fra kravet om anvendelse og indrapportering af data til det af Økonomistyrelsen administrerede koncernsystem, da anvendelsen og registreringen af data i koncernsystemet er en forudsætning for at udarbejde statsregnskabet.