Alle økonomiske hændelser der er af betydning for eller en konsekvens af institutionens aktivitet skal registreres, jf. § 25 i regnskabsbekendtgørelsen.

§ 25. Registreringerne skal omfatte indtrufne økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af institutionens aktivitet. De økonomiske hændelser skal registreres nøjagtigt og snarest muligt efter at hændelserne er indtruffet og en økonomisk opgørelse kan finde sted.

Stk. 2. Registreringerne skal som minimum omfatter

1. Betalingstransaktioner i form af ind- og udbetalinger
2. Indtægtstransaktioner i form af driftsindtægter, anlægsindtægter samt skatter og overførselsindtægter mv.
3. Udgiftstransaktioner i form af driftsudgifter, anlægsudgifter og overførselsudgifter mv.
4. Afskrivninger på materielle og immaterielle aktiver
5. Nedskrivning af anlægsaktiver
6. Tilgang og forbrug af varelagre til brug for produktion
7. Tilgang og forbrug af hensatte forpligtelser
8. Aktiver i form af immaterielle, materielle og finansielle anlægsaktiver samt omsætningsaktiver, herunder aktiver som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig.
9. Passiver i form af hensatte forpligtelser og kort- og langfristede gældsforpligtelser, herunder passiver som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig.
10. Afgivne tilsagn, der har udgifts- eller indtægtsvirkning i et kommende finansår.

Stk. 3. Ændring af regnskabspraksis og overførsel af aktiver og passiver mellem regnskabsførende institutioner registreres efter nærmere retningslinier fra Økonomistyrelsen.

Stk. 4. Registreringer skal endvidere efter behov omfatte dispositioner m.v., jf. § 40.

At alle transaktioner skal registreres nøjagtigt indebærer, at enhver transaktion principielt skal registreres enkeltvis og separat som transaktion i bogføringen. Sumbeløb af flere ensartede transaktioner kan dog registreres i stedet, hvis de har reference til og dokumenteres ved manuelt eller maskinelt udarbejdede bilag. Sådanne bilag er f.eks. lister, opgørelser eller journaler, der specificerer oplysninger fra de enkelte transaktioner, herunder reference til disse, og som samtidig dokumenterer sumbeløbet.
 
I integrerede IT-systemer skal det registrerede sumbeløb kunne verificeres og udskrives som særskilte bilag ved dannelse og lagring. De enkelte transaktioner, der indgår i sådanne sumbeløb, skal ligeledes kunne udskrives i klarskrift som bilag. Disse skal dokumentere den enkelte transaktion og indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at identificere kontrolsporet.

Økonomiske hændelser i snæver forstand omfatter betalingstransaktioner, udgifter og indtægter samt aktiver og passiver.

Herudover skal registreres afskrivninger, nedskrivninger, tilgang og forbrug af varelagre samt tilgang og forbrug af hensatte forpligtelser til brug for opstillingen af omkostningsbaserede regnskaber i årsrapporten.

Institutioner, der forvalter ikke-statslige aktiver skal have særskilt hjemmel hertil, jf. § 49.

Ved ændring af regnskabspraksis kan der forekomme teknisk betingede mer-/mindreudgifter respektive mer-/mindreindtægter. Disse teknisk betingede udgifter/indtægter skal ikke fremtræde som udgifter/indtægter i bevillingsregnskabet. I stedet skal de regnskabsmæssige primobeholdninger i det finansår, hvori korrektionen gennemføres, tilrettes således, at de udviser den størrelse, de ville have haft såfremt ændringen var gennemført forud for det berørte finansår. Tilretningen foretages ved posteringer lokalt hos den regnskabsførende institution. Inden posteringen foretages forelægger institutionen gennem sit departement en redegørelse for ændringen for Økonomistyrelsen. Tilretningen vil fremgå af en note til status i statsregnskabet for det berørte finansår. De nærmere retningslinier for registrering af fejlposteringer fremgår af Økonomistyrelsens udsendte retningslinier herom.

Udover registreringen af betalingstransaktioner, udgifter og indtægter samt aktiver og passiver skal der efter behov foretages registrering af dispositioner mv. til brug ved udarbejdelsen af interne regnskaber.