Enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der kan dokumentere registreringens rigtighed (kontrolsporet), ligesom det skal være muligt at følge alle regnskabsmæssige registreringer til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet), jf. § 27 i regnskabsbekendtgørelsen.

§ 27. Den regnskabsmæssige registrering skal tilrettelægges således, at alle registreringer kan følges til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet).

Stk. 2. Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, uanset dokumentationen er på elektronisk medie, mikrofilm, papir eller andet medie. Ved eksterne bilag forstås dokumentation, der hidrører fra andre end den regnskabsførende institution. Øvrige bilag anses som interne. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette benyttes. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet (dvs. dokumentere registreringernes rigtighed), herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb.

Stk. 3. Registreringerne skal så vidt muligt foretages i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i. Registreringerne skal henvise til de tilhørende bilag og indeholde oplysninger, der gør det muligt at bestemme den enkelte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen.

Stk. 4. Bilag skal som grundlag for registreringen være godkendt af hertil bemyndigede personer.
 
Stk. 5. Rettes regnskabsmaterialet, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.
 
Stk. 6. Den regnskabsmæssige registrering skal så vidt muligt foregå automatisk på bagrund af elektronisk overførte data. Registreres på baggrund af elektronisk overførte data, skal den regnskabsførende institution desuden dokumentere den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering.

Stk. 7. Registreringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

Stk. 8. Registrering skal ske i overensstemmelse med bevillingslovene og foretages i henhold til Statens Kontoplan (koncernkontoplanen).

Stk. 9. Registrering kan alternativt ske i henhold til en kontoplan (institutionskontoplan), som entydigt refererer til - og som lokalt kan omsættes til - Statens Kontoplan.

Ved transaktionssporet forstås den sammenhæng der er mellem de enkelte registreringer og det samlede regnskab m.m. Transaktionssporet er et samlebegreb for de oplysninger, der skal sikre, at man til enhver tid kan kontrollere, at alle registreringerne er medtaget i regnskabet, og hvilke registreringer regnskabets poster er sammensat af. Transaktionssporet sikrer ved sine oplysninger om sammenhæng mellem regnskabets enkeltposter med registreringerne, at det kan kontrolleres, at alle registreringer er indeholdt i regnskabet. Det samme gælder for den omvendte situation, hvor der kan tages udgangspunkt i den enkelte registrering, der så kan følges til en post i regnskabet.

Ved kontrolsporet forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. Kontrolsporet er således et samlebegreb for de oplysninger, der skal sikre, at det er muligt at verificere grundlaget for de enkelte registreringer. At der foreligger det fornødne kontrolspor forudsætter dels, at der foreligger bilag, der dokumenterer enhver registrering og dels, at de enkelte bilag er forsynet med en tydelig og entydig identifikation af det kontrolspor, som fremgår af registreringen (dvs. bilagsnummer, kontering, dato for registreringen og godkendelse for udførelse).

Enhver regnskabsmæssig registrering skal dokumenteres ved bilag, der skal indeholde de oplysninger, der gør det muligt at dokumentere den foretagne registrering. Alle bilag skal endvidere være godkendt af en hertil bemyndiget person. En nærmere beskrivelse af de oplysninger, der skal fremgå af bilagene og de forretningsgange, der skal følges ved registrering, kontrol og afstemning af bilagene findes i Vejledning om udarbejdelse af regnskabsinstrukser.