De generelle krav til tilrettelæggelsen af institutionernes betalingsforretninger er anført i § 28 i regnskabsbekendtgørelsen, hvoraf det fremgår:

§ 28. Udbetalingsforretninger skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem den regnskabsmæssige registrering og betalingen. Såfremt dette ikke er muligt, skal der optages særskilte bestemmelser herom i regnskabsinstruksen med henblik på at sikre kontrollen med betalingerne på anden måde.

Stk. 2. Der skal under hensyntagen til betalingernes størrelse og frekvens foretages de fornødne kontroller af såvel grundlaget for ind- og udbetalinger som den faktiske effektuering heraf. 

At der skal være personmæssig adskillelse mellem den regnskabsmæssige registrering og selve betalingen betyder, at der skal være 2 personer involveret i bogførings- og betalingsprocessen, nemlig den der tilrettelægger og bogfører betalingen, og den der frigiver betalingen.
 
Kravet om den personmæssig adskillelse indebærer, at man ikke må varetage opgaver i relation til registrerings- og betalingsfunktionen i forbindelse med den samme betalingsforretning.
 
Der er derimod ikke noget til hinder for, at man bytter om på rollerne fra dag til dag bare det ikke er i relation til den samme betalingsforretning, dvs. man kan godt fungere som både bogholder og kasserer bare ikke i relation til den samme betalingstransaktion. 

I den udstrækning kravet om funktionsadskillelse ikke kan opfyldes, skal det angives særskilt i institutionens regnskabsinstruks, hvor det samtidig skal angives, hvorledes man har sikret kontrollen med institutionens betalinger.