 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
| Kontante betalinger Til varetagelse af kontante betalinger kan der i en regnskabsførende institution etableres en institutionskasse til varetagelse af betalinger, der ikke hensigtsmæssigt kan afvikles via overførsel mellem pengeinstitutkonti, jf. § 31 i regnskabsbekendtgørelsen.
Institutionskassen kan bestå af likvide beholdninger samt indestående i private pengeinstitutter og skal begrænses til beløb, der er absolut nødvendige under hensyntagen til institutionens daglige og uforstyrrede drift. Institutionskassens kontantbeholdning skal opbevares i et aflukket pengeskab. Den regnskabsførende institution fastsætter selv størrelsen af institutionskassens maksimumbeløb indenfor de rammer der måtte være fastsat af ressortdepartementet eller i virksomhedsinstruksen. Institutionskassens maksimumbeløb skal fremgå af institutionens regnskabsinstruks, herunder hvor stor en del af maksimumbeløbet, der må forefindes i kontanter. Ledelsen for de regnskabførende institutioner skal ved uanmeldte kasseeftersyn sikre sig, at midlerne er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt. Uanmeldte kasseeftersyn foretages udfra det skønnede behov herfor, dog mindst en gang årligt. For så vidt angår kontrollen med om kasseforretningerne udføres forsvarligt foretages denne ved en gennemgang af, om kasseforretningerne udføres i overensstemmelse med de i regnskabsinstruksen fastsatte forretningsgange. Bestemmelsen om at der kan afkræves sikkerhedsstillelse af personer eller virksomheder m.v., som modtager indbetalinger eller foretager udbetalinger på statens vegne vil normalt kun være relevant for institutioner, som påtænker at udlicitere dele af de regnskabsmæssige opgaver til et privat servicecenter.Retningslinjer for betalinger via institutionens kasse Kassebeholdning og registrering Der skal foretages en løbende registrering (fx i kasserapporter) af ind- og udbetalte beløb, herunder eventuelle beløb i udenlandsk valuta. Registreringen skal ske under den dato, hvor betalingen har fundet sted. Denne registrering skal dagligt afstemmes med kassebeholdningen og lejlighedsvis med oplysninger fra pengeinstitutter samt med de regnskabsmæssige registreringer. Eventuelle kassedifferencer skal straks registreres. Væsentlige kassedifferencer skal indberettes til institutionens chef, der tager stilling til, om den overordnede myndighed og Rigsrevisionen skal orienteres. Det påhviler institutionens chef ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at kassens midler er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt. Kassebeholdningen må ikke sammenblandes med beløb, som er institutionen uvedkommende. Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal registreres i institutionens regnskab. Personalechecks må kun indløses af institutionen, hvor helt specielle geografiske forhold begrunder dette. Modtagne checks m.v., skal straks eller senest den følgende dag indløses eller indsættes på institutionens pengeinstitutkonto. Udbetalinger Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere. Checks m.v., skal anvendes i nummerorden, og de udstedte checks skal krydses. Ved udbetalinger direkte fra institutionens kasse skal der afkræves kvittering. Bilagene eller en udarbejdet oversigt over bilagene skal dateres og forsynes med en påtegning om/markering for, at den oven for nævnte kontrol er gennemført. Der skal endvidere foretages henvisning til anvendte checks eller andre udbetalingsordrer. Indbetalinger Der skal udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til institutionens kasse. Eventuelle undtagelser herfra skal omtales i instruksen. Kvitteringerne skal afgives på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingerne. På kvitteringerne skal angives, på hvilken måde betalingen har fundet sted, med mindre betalingen er sket ved anvendelse af pengesedler eller mønter. Følgende betalingsmidler kan ved indbetalinger direkte til institutionen accepteres som betaling: Danske pengesedler og mønter, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvisninger og giroudbetalingskort. Anvendes andre betalingsmidler (fx udenlandske checks, Dankort, småmøntkort og andre af pengeinstitutter godkendte betalingskort), skal dette fremgå af instruksen. Såfremt indbetalinger direkte til institutionen giver ret til at kræve udlevering af effekter, dokumenter eller andet, som tjener institutionen som sikkerhed for beløbets betaling, bør der kun accepteres betalingsmidler, for hvilke der er sikkerhed for dækning af beløbene. Checks mv. må ikke lyde på væsentligt større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være dateret tidligere end 20 dage før indbetalingsdagen og må ikke være fremdateret. De modtagne checks skal krydses af udstederen eller af institutionen ved modtagelsen. |
