Reglerne om aflæggelsen af bevillingsregnskab for de regnskabsførende instituioner, virksomhederne og de enkelte ministerområder fremgår af §§ 34-37 i regnskabsbekendtgørelsen.

§ 34. Regnskabsmæssige registreringer i henhold til § 25 stk. 2 og stk. 3 samt eventuelle bevillingsbeløb indgår pr. bogføringskreds i det af Økonomistyrelsen administrerede koncernsystem.

Stk. 2. De regnskabsførende institutioner, hvorunder bogføringskredsen henhører, skal månedligt bekræfte, at registreringerne i koncernsystemet er i overensstemmelse med registreringerne i det lokale økonomisystem.

§ 35. Registreringerne pr. bogføringskreds samles månedligt i koncernsystemet til et regnskab for hver regnskabsførende institution, et regnskab for hver virksomhed og et regnskab for hvert ministerområde.

§ 36. De regnskabsførende institutioner skal godkende deres årlige regnskab overfor virksomhederne. Virksomhederne fastsætter i virksomhedsinstruksen de nærmere retningslinier for godkendelsen af perioderegnskaber i årets løb samt det nærmere indhold af denne godkendelse, jf. § 17.

Stk. 2 . Virksomhederne godkender deres årlige regnskab overfor departementerne. Departementerne fastsætter i ministerieinstruksen de nærmere retningslinier for godkendelsen af perioderegnskaber i årets løb samt det nærmere indhold af denne godkendelse, jf. § 14.

Stk. 3. Departementerne godkender ministerområdets årlige regnskab overfor Økonomistyrelsen og Rigsrevisionen. Økonomistyrelsen fastsætter de nærmere retningslinier for godkendelsen af perioderegnskaber i årets løb samt det nærmere indhold af denne godkendelse.

Stk. 4. Departementernes godkendelse af deres årlige regnskab sker via en regnskabserklæring, hvori det oplyses:
1) om der er ændringer i regnskabsprincipperne, der har betydning for vurderingen af regnskabet for det pågældende finansår,
2) om regnskabet indeholder alle de bogføringskredse og delregnskaber, som ministerområdet er ansvarlig for,
3) om forbruget af bevillinger er opgjort korrekt,
4) om aktiver og passiver er opgjort korrekt,
5) om der inden for ministerområdet er etableret forretningsgange og interne kontroller, som i videst muligt omfang sikrer, at de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

§ 37. Som led i regnskabsgodkendelsen skal det kontrolleres, at forbruget af givne bevillinger samt aktiver og passiver er opgjort korrekt. Herunder vurderes, om forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse.
 

Bevillingsregnskaberne dannes via det af Økonomistyrelsen administrerede koncernsystem, hvor de regnskabsmæssige registreringer opsamles fra samtlige lokale økonomisystemer.

For de institutioner, som anvender Navision Stat eller andet lokalt økonomisystem, overføres de regnskabsmæssige registreringer månedligt pr. bogføringskreds til koncernsystemet, hvor de samles til et regnskab for hver ministerområde, virksomhed og regnskabsførende institution.

I forbindelse med den månedlige overførsel af regnskabsmæssige registreringer fra de lokale økonomisystemer til koncernsystemet skal den enkelte regnskabsførende institution overfor Økonomistyrelsen bekræfte, at der er overensstemmelse mellem data registreret i koncernsystemet og data registreret i det lokale økonomisystem.

Afstemningen af registrerede data i Navision Stat og koncernsystemet kan foretages på baggrund af den af Økonomistyrelsen udarbejdede afstemningsvejledning og de hertil hørende afstemningsrapporter.

Bevillingsregnskab pr. regnskabsførende institution
Bevillingsregnskabet for hver regnskabsførende institution foreligger i koncernsystemet ca. 6 arbejdsdage efter udgangen af den sidste Navision regnskabsdag i hver måned.

Hver regnskabsførende institution skal godkende deres årlige bevillingsregnskab overfor ressortvirksomheden. Eventuel godkendelse af de månedlige regnskaber overfor ressortvirksomheden skal foretages i overensstemmelse med de retningslinier, som er fastsat i den for institutionen gældende virksomhedsinstruks.

Bevillingsregnskab pr. virksomhed
Bevillingsregnskabet for hver virksomhed foreligger i koncernsystemet ca. 6 arbejdsdage efter udgangen af den sidste Navision regnskabsdag i hver måned.

Hver virksomhed skal godkende deres årlige bevillingsregnskab overfor ressortdepartementet.  Eventuel godkendelse af de månedlige regnskaber overfor ressortdepartementet skal foretages i overensstemmelse med de retningslinier, som er fastsat i den for virksomheden gældende ministerieinstruks.

Bevillingsregnskabet pr. virksomhed skal ikke godkendes overfor Rigsrevisionen.

Bevillingsregnskab pr. ministerområde
Bevillingsregnskabet for hvert ministerområde foreligger i koncernsystemet ca. 6 arbejdsdage efter udgangen af den sidste Navision regnskabsdag i hver måned.

Hvert ministerområde skal godkende deres årlige bevillingsregnskab overfor Økonomistyrelsen og Rigsrevisionen. Økonomistyrelsen kan herudover fastsætte, at der overfor Økonomistyrelsen skal ske godkendelse af ministeriernes månedlige bevillingsregnskaber.

Om regnskabsgodkendelsen
Som led i regnskabsgodkendelsen skal føres tilsyn med, om forbruget af givne bevillinger samt aktiver og passiver er opgjort korrekt, herunder om forbruget af bevillingerne forekommer korrekt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse.

Som led i regnskabsgodkendelsen skal følgende kontrolleres:

• at de registrerede bevillinger er i overensstemmelse med bevillingslovene
• at forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode
• at aktiver og passiver er regnskabsmæssigt afstemt
• at aktiver og passiver har en rimelig størrelse
• at betegnelserne på de anvendte hoved- og underkonti er korrekt
• at regnskabet indeholder alle de delregnskaber (registreringsnumre) som den enkelte institution, virksomhed og ministerområde er ansvarlig for
• at der er overensstemmelse mellem data registreret i bevillingsregnskabet og data registreret i det lokale økonomisystem

I forbindelse med godkendelse af årsregnskabet skal endvidere påses, at alle tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb.

Selve den årlige regnskabsgodkendelse sker via udfyldelsen af en regnskabserklæring hvori det bekræftes, at regnskabet er opgjort korrekt og i overensstemmelse med de i § 36 stk. 4 angivne principper. Selve paradigmaet for regnskabserklæringen udsendes via Økonomistyrelsen i god tid inden den årlige regnskabsgodkendelse.